Dokumentacja dotycząca zdarzeń mających miejsce na obiekcie była całkowicie niejawna, zawierając nie tylko dane osób powiązanych ze zdarzeniem, ale również informacje o planie ochrony. Jako taka, musiała być przechowywana poza zasięgiem osób niepowołanych, w tym i pracowników ochrony nie posiadających do niej dostępu.
Pojemna szafa na dokumentację niejawną
Niestety, częściej niż rzadziej okazywało się, iż szefostwo obiektu nie rozumiało potrzeby przestrzegania regulaminów, więc byliśmy zmuszeni korzystać z szaf nie spełniających wymagań. Na naszym najnowszym obiekcie postanowiliśmy jednak zawnioskować bardziej stanowczo o adekwatne wyposażenie, więc dość szybko na stan weszła szafa kartotekowa metalowa. Szafa ta spełniała wszystkie wymagania ustawowe nałożone na przechowywanie dokumentacji, gdyż mimo braku zaawansowanych zabezpieczeń, była ona wyposażona w dość nowoczesny rodzaj wewnętrznego zamka na płaski klucz, niemal niemożliwy do podrobienia bez przemysłowych narzędzi. Klucze do szafy posiadał wyłącznie szef ochrony, który był jedyną osobą na obiekcie upoważnioną do dostępu do dokumentacji. Szafa ta była pojemna, gdyż zdarzeń na obiekcie mieliśmy dużo, a kartoteki osób najczęściej uczestniczących w owych zdarzeniach osiągały nieraz bardzo imponujące rozmiary. Nie mieliśmy jednak żadnych obaw o zbyt szybkie zapełnienie miejsca, gdyż pojemność szafy oznaczała możliwość przechowywania zastraszającej ilości dokumentacji przez cały czas jej archiwizowania.
Zakup takiej szafy był dość trywialną czynnością, gdyż takowe dostępne były nawet w mniejszych marketach budowlanych. Niskie ceny, natomiast, pozwalały nawet najmniej zasobnym firmom ochrony wyposażyć obiekty w szafy do dokumentacji spełniające wszystkie normy i regulaminy ustawowe bez znacznych kosztów.